Délais de paiement

Cette nouvelle FAQ, destinée aux entreprises souhaitant s’informer sur les modalités de contrôle en matière de délais de paiement, constitue un outil précieux de préparation à un éventuel contrôle en la matière.

Quels sont les pouvoirs de la DGCCRF ?

• En application des articles L.450 et suivants du Code de commerce, les agents de la DGCCRF ont en principe le pouvoir de recueillir les déclarations et documents pertinents auprès du professionnel dans les locaux où s’exerce son activité ou de lui demander de se présenter, muni de ces documents, dans les locaux de l’administration.
• Constituent des documents pertinents dans le cadre du contrôle, selon la FAQ, les livres comptables, factures et autres documents professionnels de toute nature, propres à faciliter l’accomplissement de leur mission.
• Ainsi, par exemple, les enquêteurs peuvent demander la communication de :
  • l’extrait Kbis, 
  • la balance fournisseurs sur le dernier exercice clos, 
  • le grand livre fournisseurs lettré, 
  • le grand livre clients lettré, 
  • un échantillon de factures papier et leurs preuves de paiement émises au cours de la période contrôlée, 
  • les liasses fiscales du dernier exercice comptable clos et de l’exercice comptable précédent.

Quels sont les paiements contrôlés ?

• L’ensemble des paiements effectués dans le cadre de contrats de vente de marchandises ou de prestation de services par des entités exerçant une activité économique (activité de production, de distribution et de services y compris celles qui sont le fait de personnes publiques) peuvent être contrôlés.

Sur quel périmètre ?

• Les contrôles des délais de paiement portent, sauf exceptions, sur une période d’un an correspondant au dernier exercice comptable clos.

Comment se déroule le contrôle ?

1. Transmission des documents : Les agents habilités collectent les documents nécessaires auprès de l’entreprise, généralement de manière dématérialisée, parfois avant et/ou après une visite sur site.
2. Analyse des données comptables par les enquêteurs : Les données comptables sont  examinées, par type de délai, pour calculer les délais de paiement effectifs et identifier tout dépassement des plafonds légaux.
3. Phase de sanction : Si des manquements sont constatés, les enquêteurs peuvent, en fonction de l’ampleur et des circonstances des manquements, émettre un avertissement, imposer une injonction ou prononcer une amende administrative.
   • En cas d’amende administrative, une lettre détaillant les manquements et le montant de l’amende ouvre une phase contradictoire de 60 jours, durant laquelle l’entreprise peut apporter ses observations et se faire assister d’un conseil.
4. Publication de la sanction : Les amendes prononcées font l’objet d’une publication, sous un mois à compter de la notification de la sanction, sur le site internet de la DGCCRF (pour une durée variant en fonction de la gravité des faits et n’excédant jamais 12 mois) ainsi que dans un support d’annonces légales.
   • Une publication sur d’autres supports peut également être prévue pour les manquements les plus graves.

Causes exonératoires : quels arguments puis-je faire valoir pour justifier le retard de paiement ?

• Selon la FAQ, peuvent justifier un retard de paiement au-delà des plafonds légaux :
  • Les litiges commerciaux sous réserve qu’ils soient dûment justifiés et qu’ils portent sur une part significative de la prestation ou de la marchandise concernée.
  • L’annulation d’une facture par avoir total. Si l’avoir ne porte que sur une partie du montant de la facture, le montant restant doit être réglé avant l’échéance légale.
  • Transmission tardive de la facture par le créancier sous réserve de la preuve de relances : Le principe de co-responsabilité (art. L. 441-9 du C. com.) impose à l’acheteur de réclamer la facture si elle n’est pas reçue en temps voulu. Seules les factures ayant donc fait l’objet d’au moins une relance avant leur échéance légale pourront être écartées, dès lors qu’une preuve de cette relance pourra être apportée.
• En revanche, ne sont pas de nature à justifier un retard de paiement au-delà des plafonds légaux,
  • Bonne foi : L’absence d’intention n’annule pas le manquement, tout retard reste sanctionnable.
  • Erreur comptable : Une comptabilité irrégulièrement tenue ne peut être invoquée en défense.
  • Difficultés internes : Les problèmes organisationnels internes ne justifient pas des retards de paiement.

Comment est calculée l’amende ?

• Le calcul de l’amende repose sur la  méthodologie harmonisée entre les différentes D(R)EETS suivante :

1. Calcul du montant de base : Le critère principal de détermination de l’amende est le montant de la rétention de trésorerie générée par les manquements. Ce montant se calcule en additionnant les gains en besoin de fonds de roulement (« BFR ») générés par le retard de paiement de chaque facture concernée selon la formule suivante :
   • Gain BRF = Montant de la facture x nbr de jours de retard / Nbr de jours de la période contrôlée
   • Lorsqu’une entreprise est soumise à plusieurs types de délais légaux, les amendes sont calculées séparément pour chaque type, permettant à l’entreprise de connaître le détail exact des sanctions et de ne pas se limiter au montant global.
2. Majoration pour récidive : Une augmentation s’applique en cas de manquements réitérés dans les deux ans.
3. Limite du plafond légal : L’amende est limitée à 2 millions d’euros, ou 4 millions en cas de récidive.
4. Ajustement du montant de l’amende au regard de la situation financière : En cas de difficultés avérées, l’amende peut être ajustée si des preuves documentées sont fournies.

Quelles actions puis-je mettre en place pour limiter mon risque de sanction ?

1. Auditer ses pratiques de paiement afin de détecter les anomalies et évaluer son niveau de risque,
2. Poser un diagnostic cycle fournisseurs afin d’identifier les origines des anomalies et les correctifs susceptibles d’être apportés,
3. Elaborer un plan d’actions correctives et le déployer,
4. Sensibiliser les équipes aux enjeux du respect des délais de paiement.

Quelles équipes mobiliser ?

• Une mise en conformité efficace nécessite la mobilisation notamment des équipes juridiques, comptables et cash management.
• Notre équipe Droit Economique ainsi que les équipes Expertise Conseil BFR & Cash Management de Grant Thornton sont à votre disposition pour vous apporter leur expertise transverse et vous accompagner dans ce chantier.